Terms

REGULATIONS OF QUALIFICATION TO
'Ekantor.pl Battle of Europe vol.3' competition

I. GENERAL PROVISIONS

1. Regulations are issued by the organiser: Stowarzyszenie Centrum Metamorfoz, 23a/1 Stanisława Moniuszki Street, Zielona Góra 65-409 and the co-organiser: KAMPOM Sp. z o.o. Limited Partnership based in Świdnica (66-008) at 25 Długa Street, registered in National Court Registry with the number KRS0000409070 NIP: 9731008050 REGON: 081015493 further called Event Organisers of 'Ekantor.pl Battle of Europe' Competition further called Event and/or Competition.
2. Regulations are directed to all the people who will be present at the place of the Event during the Event, especially people taking active part in the Event further called Participants and/or Athletes. Every person staying in the Event area at the time of the Event is obliged to comply with the provisions of the hereby Regulations.
3. Regulations define conditions of participation and rules of behaviour of the Participants of the Event, expecially the provisions regulating:
a) condition of participation in the Event
b) Event Participants' duties
c) Event Participants' rights
d) liability of the Event Participants for behaviours not compliant with the Regulations.

II. CONDITIONS OF PARTICIPATION IN THE EVENT FOR ATHLETES

1. Competition is divided into ten categories.
2. Anybody can take part in the qualification, there are no limits.
3. In order to register to qualification, a fee must be paid in a form of a ticket which costs as follows:
a) up to 20.05.2019: 30 PLN for ADAPTIVE category, 75 PLN for other individual categories, 150 PLN for teams
b) from 20.05.2019 to 06.06.2019: 30 PLN for ADAPTIVE category, 100 PLN for other individual categories, 200 PLN for teams
c) from 07 to 13.06.2019: 30 PLN for ADAPTIVE category, 150 PLN for other individual categories, 300 PLN for teams
d) from 14 to 28.06.2019: 30 PLN for ADAPTIVE category, 200 PLN for other individual categories, 400 PLN for teams
4. Organiser does not return money for the bought tickets.
5. Names of the categories and the number of qualifying athletes:
a) 32 athletes in ELITE MEN category
b) 8 athletes in ELITE WOMEN category
c) 16 athletes in OPEN MEN category
d) 16 athletes in MASTERS 35+ MEN category
e) 48 athletes in TEAMS (M+M) category (24 teams altogether)
f) 8 athletes in OPEN WOMEN category
g) 8 athletes in MASTERS 35+ WOMEN category
h) 8 athletes in MASTERS 40+ MEN category
i) 8 athletes in ADAPTIVE MEN category
j) 8 athletes in ADAPTIVE WOMEN category
6. In order to participate in the Event an athlete must obtain the right position, defined in point II. 1, in the qualifications to the Event.
7. After obtaining the required position and fulfilling all the qualification conditions, an Athlete receives the invitation to buy a ticket to the competition finals which will take place on 27-29.09.2019 for 70PLN for ADAPTIVE category, 170 PLN for other individual categories and 340 PLN for teams.
8. After receiving the invitation an Athlete has 7 days to confirm his/her participation in the Competition by buying a ticket to the finals which also means acceptance of the hereby regulations.
9. In case when an Athlete resigns from the participation in the Competition, the invitation is sent to following qualifying Athlete.
10. In case when during the Competition the starting list is not complete, Organiser reserves the right to assign an Invitation to a person who has not taken part in the qualification.
11. Organiser reserves the right to assign maximum of 5 Wild Cards for each category, Wild Card means automatic qualification to the Competition.
12. Invitation can also be assigned in case of withdrawal of a Participant who has qualified to the Competition.
13. The condition of participation in the competition is the collection of the starting package on Friday 27. September 2019 in the time announced by the Organiser and sharing one's own image on the competition wall.
14. An athlete is obliged to present himself/herself at a workout (announced by the Organiser in the first day of the finals) in the official competition T-shirt received in the starting package.
15. If the athlete does not fulfill point II.10, he/she will not be allowed to perform in this workout.

III. EVENT PARTICIPANTS' DUTIES

1. During the elimination for 'Ekantor.pl Battle of Europe' Competition, the Participants will be assigned 3 tasks (each of them called 'WOD'). Both WODs and WOD descriptions will be announced on the website www.battleofeurope.eu in the bookmart “Qualifier WOD”. WOD descriptions will include the following information (collectively 'WOD Standards'):
a) required movement sets, including initial and final movement ranges as well as techniques, accessories and/or forbidden equipment;
b) required number of repetitions and/or repetition schemes
c) required equipment (where it applies)
d) required weight in kilograms (where it applies)
e) time cap
2. Hereby Competition will be run according to the following schedule:
a) every athlete has to perform 3 qualifier workouts
b) WODs will be published according to the following dates:
• WOD1 – on 07. June 2019
• WOD2 – on 14. June 2019
• WOD3 – on 21. June 2019
c) athletes have to post qualification movies on www.battleofeurope.eu in the Athletes bookmark until 28. June 2019 containing all the qualifier workouts
d) qualification movies will be checked by 19. July 2019
e) initial results will be announced on 20. July 2019
f) athletes have 3 days to complain about the initial results
g) after the complaint date final qualifications results will be published and invitations to buy tickets for the finals will be sent to the best athletes according to point II.5
h) invited athletes have 7 days to buy the tickets for the finals
i) in case when an athlete resigns from participation in the Competition by rejecting the invitation, the invitation will be sent to another athlete on the qualification list
j) final list of athletes who bought the tickets for the finals will be announced on 07. August 2019 the latest.
In case of the necessity of complete cancelation of the Competition before its start, due to reasons indepenent of the Organiser (force majeure) an Athlete has the right to request the return of the paid fees for the ticket.

IV. FINAL PROVISIONS

1. Regulations interpretation belongs to the Event Organiser
2. Participants state, that all the personal data written by them in the ticket purchase form is complete and true.
3. Event Organiser takes no responsibility for contingent injuries and accidents during the Event resulting from Participant's fault or accidents and fortuitous events occuring during the preparation to performance or the performance itself.
4. Every Participant takes part in the Event on his own responsibility.
5. Event Organiser and all the people acting on its behalf or by his commission connected with running and organising the Event, are not liable for personal damage, property damage or pecuniary damage of the Participants which occur before, during or after the Event.
6. Participants take civil liability for all the damages caused by them resulting from their own sole fault to other Event Partcipants or third party.
7. The Participant pledges to follow the Regulations provisions as well as participation conditions, confirms getting familiar with the Regulations provisions and participation conditions and confirms their full acceptance.
8. Event Participant agrees for public announcement of the results of the Event and for public annoucement of his personal data in a form of name and surname, age, represented club, a photo and nationality.
9. Event Organiser and sponsors have the right to use the image, the statements and the personal data of the particular Participant taking part in the Event, reserving the right to use the image and data to materials promoting the Event and accompanying events (press, radio, television, Internet, graphical materials). Participants, except for prizes mentioned beforehand, have no right to any kind of fees, especially fees for using their image, statements or personal data of the particular Athletes
10. Unacquaintance of the hereby Regulations does not excuse the Participant from obeying provisions stated by the Organiser in the above mentioned document.
11. Regulations may be changed at any point in time by the Organiser. All the regulations changes will be announced by being published on the website www.battleofeurope.eu. The Regulations will also be available at the Competition Office
12. Decisions of the Event Organiser and Judges are final and are not subject to any appeal.
13. I confirm my awareness of risk and the necessity to act correctly.
14. In matters not regulated by the hereby Regulations, Civil Code laws apply.
15. Contingent disputes will be settled by a court locally appropriate to the Organiser's headquarters.
15. Contingent disputes will be settled by a court locally appropriate to the Organiser's headquarters.

NOTA INFORMACYJNA ws DANYCH OSOBOWYCH

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH?

Administratorem danych osobowych jest Kampol sp. z o.o. sp. k. z siedzibą przy ul. Długiej 25, 66-008 Zielona Góra, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000409070. We wszelkich kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się skontaktować z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych. Kontakt ten może nastąpić na adres e–mail rodo@kampol.pl.

2. DLACZEGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Podstawowym celem, dla którego przetwarzamy Twoje dane osobowe jest organizacja i przeprowadzenie zawodów pod nazwą „Ekantor.pl Battle of Europe” (dalej jako zawody), włącznie z obsługą skarg i reklamacji. Z zastrzeżeniem kolejnego zdania podstawą przetwarzania Twoich danych jest tutaj umowa (o treści regulaminu zawodów), zawierana przez zgłoszenie udziału w zawodach lub zakup biletu wstępu. Podstawą przetwarzania Twojego wizerunku dla celów marketingowych i promocyjnych zawodów jest prawnie uzasadniony interes Organizatora opierający się na promocji marki i produktów własnych w sposób związany ze zdrowym trybem życia i kultury fizycznej. Twoje dane będziemy także przetwarzać w celach rozliczeniowo–podatkowych oraz archiwizacyjnych. W takim przypadku podstawą przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych będą przepisy prawa, które nakazują nam przetwarzanie danych w celach rozliczeniowo–podatkowych. Zbierane przez nas dane będziemy także przetwarzać w celu dochodzenia naszych praw i obrony przed roszczeniami, przy czym w tym wypadku dane te będziemy przetwarzać na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych osobowych. Jeżeli pojawią się nowe cele przetwarzania, poinformujemy Cię o tym.

3. CZY MUSISZ NAM PODAWAĆ TWOJE DANE OSOBOWE?

W przypadku zawarcia i wykonywania umowy (o treści regulaminu zawodów) pobieramy tylko te dane, bez których dana umowa nie może zostać wykonana. Niepodanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, spowoduje, że nie będziemy mogli jej z Tobą zawrzeć lub jej wykonać. Dotyczy to także danych, które musimy zebrać z uwagi na ciążący na nas obowiązek prawny (np. dane do faktur). Twój wizerunek zostanie utrwalony przez fotografów przed, w trakcie i po zawodach. Jest to w pełni dobrowolne.

4. KOMU BĘDZIEMY PRZEKAZYWAC TWOJE DANE?

Odbiorcami Twoich danych będą:
a) nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którym, Twoje dane osobowe będą ujawniane po to, by mogli wykonać swoje obowiązki;
b) podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych osobowych w związku z wykonywaniem na naszą rzecz usług (przetwarzający), np. doradcy podatkowi, kancelarie prawne, agencje reklamowe
c) inni odbiorcy danych – np. nasi partnerzy, współorganizatorzy, fundatorzy nagród, sponsorzy, banki, firmy kurierskie, firmy telekomunikacyjne, spółki powiązane
d) organy publiczne, w tym urzędy skarbowe, pogotowie, straż pożarna, policja, organy ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

5. JAK DŁUGO BĘDZIEMY PRZECHOWYWAC TWOJE DANE?

Okres przechowywania Twoich danych osobowych powiązany jest z celami i podstawami ich przetwarzania. Twoje dane osobowe wynikające z zawarcia umowy, wykonania usługi lub rękojmi/gwarancji przetwarzać będziemy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 5 lat. Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu, w tym marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług, będziemy przetwarzali do czasu złożenia przez Ciebie sprzeciwu nie dłużej niż 3 lata od Twojego ostatniego kontaktu z nami. Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo–podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 5 lat od końca roku, w którym zakończyły się zawody. Po upływie wskazanych okresów czasu Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

5. JAKIE PRZYSŁUGUJĄ CI UPRAWNIENIA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM PRZEZ NAS TWOICH DANYCH?

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych przysługuje Ci szereg uprawnień. Twoje prawa to:
a) prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania;
b) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, które powoduje zaprzestanie przetwarzania przez nas Twoich danych w celach marketingu bezpośredniego;
c) prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Jednakże będziemy dalej przetwarzać dane osobowe w niezbędnym zakresie, jeżeli po naszej stronie będzie istniał uzasadniony powód;
d) prawo do przenoszenia danych przetwarzanych w związku z wykonaniem umowy lub na podstawie Twojej zgody;
e) jeżeli podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, posiadasz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Powyżej wskazane uprawnienia możesz wykonać:
a) droga mailową, wysyłając maila na adres: rodo@kampol.pl
b) zwracając się do nas pisemnie na adres: Kampol sp. z o.o. sp. k., ul. Długa 25, 66-008 Świdnica.
Zwracając się do nas, pamiętaj o podaniu nam Twoich danych kontaktowych oraz preferowanej formy i czasu kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Twoje pytania i żądania.

7. PRAWO DO SKARGI

Jeżeli nasze wyjaśnienia i działania okażą się niewystarczające lub wadliwe, możesz w każdej chwili zwrócić się do organów ochrony danych osobowych – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. JAKIE KATEGORIE DANYCH PRZETWARZAMY?

Przetwarzamy następujące kategorie Twoich danych osobowych:
a) imię i nazwisko
b) wiek
c) nazwa drużyny (tylko dla osób startujących w drużynie)
d) adres, telefon i e–mail
e) wizerunek